Attaisnojuma dokuments

Attaisnojuma dokumentu, kas satur visus obligātos rekvizītus, var izmantot par nodokļa rēķinu, ja tajā papildus tiek ievēroti Pievienotās vērtības nodokļa likuma (turpmāk tekstā – PVN likums) 125.panta pirmajā daļā nodokļa rēķinam noteiktās prasības attiecībā uz uzrādāmo informāciju, tai skaitā:

• rēķina izrakstīšanas datums;
• rēķina vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas unikāli identificē rēķinu;
• preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta);
• preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā;
• preču vai pakalpojumu saņēmēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta);
• preču vai pakalpojumu saņēmēja reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā, ja nodokļu maksātājam ir piešķirts reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā;
• preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma, vai datums, kad saņemta atlīdzība avansā, ja šis datums ir zināms un atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma;
• preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība;
• preces vai pakalpojuma cena (vienas vienības vērtība bez nodokļa);
• piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienas vienības vērtības;
• piemērotā nodokļa likme;
• aprēķinātā nodokļa summa;
• darījuma kopsumma bez nodokļa (summa, kurai piemēro nodokli vai atbrīvojumu no nodokļa);
• ja nodokļa rēķinu izraksta pats preču vai pakalpojumu saņēmējs, – norāde “pašaprēķins”;
• ja preču piegādei vai sniegtajam pakalpojumam piemērota nodokļa 0 procentu likme vai tiem ir piemērojams atbrīvojums no nodokļa, – atsauce uz šā likuma pantu, saskaņā ar kuru ir piemērojama 0 procentu likme vai atbrīvojums no nodokļa, vai atsauce uz Padomes 2006.gada 28.novembra direktīvas 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu attiecīgo pantu, vai cita atsauce, kurā norādīts nodokļa 0 procentu likmes vai atbrīvojuma no nodokļa piemērošanas tiesiskais pamatojums;
• ja par nodokļa samaksu ir atbildīgs preču vai pakalpojumu saņēmējs, – norāde “nodokļa apgrieztā maksāšana”;
• ja piegādāts jauns transportlīdzeklis, – norāde uz to un informācija, kas pierāda, ka piegādātā prece ir jauns transportlīdzeklis;
• ja par nodokļa samaksu ir atbildīga pilnvarotā persona, — pilnvarotās personas reģistrācijas numurs VID PVN maksātāju reģistrā, juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai — deklarētā dzīvesvieta);
• ja par nodokļa samaksu ir atbildīgs fiskālais pārstāvis, – fiskālā pārstāvja reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā, juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta).

Ja PVN likuma 125.panta pirmajā daļā noteiktajā kārtībā izrakstītais nodokļa rēķins tiek anulēts, grāmatvedībā saglabā anulēto nodokļa rēķinu, lai pamatotu izrakstīto nodokļa rēķinu kārtas numuru secības neievērošanu.

Atbilstoši PVN likuma 126.panta pirmajai un otrajai daļai darījumos iekšzemē, kuru vērtība bez nodokļa ir mazāka par 150 euro, reģistrētam nodokļa maksātājam ir tiesības izrakstīt vienkāršoto nodokļa rēķinu, kurā ietverta šāda informācija:

• nodokļa rēķina izrakstīšanas datums;
• preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta), kā arī reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā;
• preču vai pakalpojumu saņēmēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta), kā arī reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā;
• preces nosaukums vai pakalpojuma veids un daudzums;
• preces vai pakalpojuma cena (ar nodokli vai bez nodokļa) un darījuma kopsumma (ar nodokli vai bez nodokļa);
• nodokļa likme un aprēķinātā nodokļa summa.

Par vienkāršoto nodokļa rēķinu var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kurā nav norādīti visi minētie rekvizīti un informācija, ja tam pievieno attaisnojuma dokumentu, kurā ir norādīts kases čeka vai cita dokumenta datums, numurs un visa minētā informācija (PVN likuma 126.panta trešā daļa).

Par vienkāršoto nodokļa rēķinu var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kurā nav ietverta minētā informācija, ja tas izsniegts par darījumu, kura vērtība bez nodokļa ir mazāka par 30 euro (PVN likuma 126.panta ceturtā daļa).

Sabiedrības vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentiem normatīvajos aktos noteiktās prasības, patstāvīgi izvēlas šo dokumentu formu un sagatavošanas veidu, izņemot gadījumus, ja attiecīga attaisnojuma dokumenta noformēšanu vai saturu reglamentē konkrēts normatīvais akts (MK noteikumu Nr.585 7.punkts).

Sabiedrībām, kuru pamatdarbība ir saistīta ar preču iegādi un pārdošanu, attaisnojuma dokumentu noformēšanai papildus ir saistošas MK noteikumu Nr.585 I2 sadaļas prasības attiecībā uz preču piegādes dokumentu.

Preču piegādes dokuments ir dokuments, kurš apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu un kurā ir ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija (MK noteikumu Nr.585 35.11, 35.12 punkts):

• preču nosūtītāja (izsniedzēja) nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču nosūtītājs (izsniedzējs) ir fiziska persona, – vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);
• preču izsniegšanas vietas adrese;
• dokumenta veida nosaukums, reģistrācijas datums un numurs;
• preču saņēmēja nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču saņēmējs ir fiziska persona, – vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts), preču saņemšanas vietas adrese;
• preču nosaukums, mērvienība un daudzums;
• attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības apraksts (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma struktūrvienībām);
• atsauce uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē (piemēram, attiecīgs līgums);
• paraksts. Preču piegādes dokumentu paraksta: preču izsniegšanas vietā – preču nosūtītājs (izsniedzējs) un preču saņemšanas vietā – preču saņēmējs.

Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu.

Tikai tos dokumentus, kas atbilst attaisnojuma dokumentiem noteiktajām prasībām, izmanto ierakstiem grāmatvedības reģistros. Pēc attaisnojuma dokumenta pārbaudes, ja tas ir sagatavots papīra formā, uz tā norāda iegrāmatojumu (kontējumu) vai nodrošina šī iegrāmatojuma (kontējuma) atšifrējumu, ja iegrāmatošanu veic elektroniski, kā arī attiecīgajā grāmatvedības reģistrā uz dokumenta norāda ieraksta kārtas numuru (MK noteikumu Nr.585 8.punkts).

Elektroniskā formā sagatavotos attaisnojuma dokumentus, kas saistīti ar grāmatvedības datorprogrammu veiktajiem ierakstiem, komplektē, grupējot uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā, un saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Ja ir noformēts attaisnojuma dokuments, bet darījums nav noticis, noformēto attaisnojuma dokumentu anulē un anulētajā attaisnojuma dokumentā norādīto numuru neizmanto citu attaisnojuma dokumentu numurēšanai.

Attaisnojuma dokumentu par saimnieciskajiem darījumiem iegrāmatošana veicama saimnieciskā darījuma dienā vai pēc iespējas drīzāk, bet ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts, un obligāti — pārskata perioda beigās (likuma “Par grāmatvedību” 8.panta trešā daļa).

Tiem uzņēmumiem, kuri ir ieguvuši Mikrouzņēmumu nodokļa maksātāja statusu, kā arī zemnieku un zvejnieku saimniecībai, kuras apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz 300 000 euro, ciktāl tas nav pretrunā ar saistošām nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasībām, ir atļauts ārējos un iekšējos attaisnojuma dokumentus par uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem iegrāmatot uzņēmuma grāmatvedības reģistros ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā ceturkšņa beigām, kurā attiecīgais attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts, un obligāti līdz pārskata gada beigām (likuma „Par grāmatvedību” 8.panta sestā daļa).

Attaisnojuma dokumenti

1. Saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 7.pantu attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un tam ir obligāti vismaz šādi rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:
   • uzņēmuma nosaukums (firma), reģistrācijas numurs, ārējam attaisnojuma dokumentam - juridiskā adrese, ja dokumenta autors fiziskā persona – vārds, uzvārds, personas kons (ja personai tāds piešķirts), ārējam attaisnojuma dokumentam - arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;
   • dokumenta veida nosaukums, reģistrācijas numurs un datums;
   • paraksts (nav obligāts, sastādot iekšēju attaisnojuma dokumentu);
   • saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums;
   • saimnieciskā darījuma mērītāji (daudzums, summas);
   • saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, — norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;
   • citi papildus rekvizīti un cita informācija par saimniecisko darījumu atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem, kurus nosaka tādi normatīvie akti kā „Pievienotās vērtības nodokļa likums”, Ministru kabineta 2005.gada 30.augusta noteikumi Nr.662 „Akcīzes preču aprites kārtība” u.c.
2. Attaisnojuma dokumentam var būt ārēja vai iekšēja izcelsme, tas var būt sagatavots rakstiski (papīra formā) vienā vai vairākos eksemplāros vai elektroniski (MK noteikumu Nr.585 4.punkts). Iekšējos attaisnojuma dokumentus sagatavo pati Sabiedrība. Ja kāds saimniecisks darījums dokumentēts vienlaikus gan ar ārēju, gan iekšēju dokumentu, priekšroka dodama ārējam dokumentam.
3. Attaisnojuma dokumentu paraksta persona, kas ir atbildīga par dokumentā sniegtās informācijas pareizību. Elektroniski sagatavotajos dokumentos saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 7.1pantu, personu parakstus var aizstāt ar elektronisku apliecināšanu (autorizāciju). Ārēju dokumentu autorizāciju izmanto tikai tad, ja darījumu puses ir savstarpēji vienojušās par kārtību, kādā veicama attaisnojamo dokumentu apmaiņa elektroniskā veidā, un elektroniskās autorizācijas kārtību.
4. Par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī iekšējs elektroniskais dokuments, kas nesatur rekvizītu „paraksts”, ja to ir apliecinājusi (autorizējusi) par saimnieciskā darījuma veikšanu un iekšējā attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
5. Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī neapliecināts uzņēmuma konta izraksts, ja šajā izrakstā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
6. Ja attaisnojuma dokumenta vērtības mērs ir ārvalstu valūta, tajā norādītās summas ierakstiem grāmatvedības reģistros pārrēķina euro saskaņā ar grāmatvedībā izmantojamo ārvalstu valūtas kursu atbilstoši Eiropas Centrālās bankas publicētām euro atsauces kursam, kas ir spēkā saimnieciskā darījuma dienas sākumā (likuma „Par grāmatvedību” 5.panta otrā daļa)
7. Par saimnieciskā darījuma dienu uzskata naudas saņemšanas vai maksāšanas dienu, preču vai pakalpojumu pirkšanas vai pārdošanas dienu, kā arī jebkuru citu dienu, kurā faktiski notikušas pārmaiņas Sabiedrības mantas stāvoklī (likuma „Par grāmatvedību” 5.panta trešā daļa).
Piemēram:
• grāmatojot prasības pret personālu – avansa norēķinu personas atskaites iesniegšanas datums, kurā tiek pieņemti visi norēķinu personu pārskati par veiktajiem tēriņiem (komandējuma nauda, citi izdevumi);
• banku operācijām – bankas izraksts par izdarīto operāciju ar attiecīgo naudas saņemšanas vai maksāšanas dienu;
• mantiskiem darījumiem – preces vai mantas saņemšanas datums;
• saņemtajiem pakalpojumiem – rēķina datums;
• citiem darījumiem – darījuma datums attaisnojuma dokumentos.
8. Attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija (MK noteikumu Nr.585 5.punkts).